Đặt lên bàn cân Scrapbox và Dropbox … Doanh nghiệp cần gì ???

Scrapbox và Dropbox Paper là các ứng dụng danh mục wiki dành cho doanh nghiệp. Cả hai ứng dụng đều là công cụ để chia sẻ tài liệu với đội nhóm; và cho phép các thành viên được chia sẻ chỉnh sửa tài liệu đó. Tùy thuộc vào mục đích ứng dụng của nó; cả hai đều có những ưu điểm và khuyết điểm khác nhau.

Một vài điểm tốt của Scrapbox

  • Scrapbox luôn miễn phí. Bạn có thể sử dụng tất cả các chức năng tại Scrapbox với mức phí 0đ.
  • Các tài liệu trong Scrapbox có thể liên kết với nhau dễ dàng. (thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin có hệ thống)
  • Gắn thẻ dễ dàng hơn so với Markdown.
  • Sử dụng trong thời gian ngắn

Về cơ bản; hầu như tất cả các chức năng của Scrapbox đều không tính phí. Ngoài ra; các thao tác của Scrapbox cũng vô cùng đơn giản. Người dùng có thể tạo tài liệu mới với nút +; kéo thả hình ảnh từ máy tính vào Scrapbox một cách dễ dàng.

Nhưng Scrapbox cũng có những điểm bất tiện

  • Người dùng Scrapbox không thể chia sẻ từng tài liệu.
  • Không có ứng dụng di động cho Scrapbox.
  • Không có chức năng trò chuyện, bình luận.

Mặc dù Scrapbox hỗ trợ người dùng tạo tài liệu đơn giản; thế nhưng việc chia sẻ lại chỉ có thể thực hiện trên cơ sở dự án. Nó giống như việc chia sẻ cả một thư mục trên máy tính mà không thể chia sẻ riêng từng tài liệu trong thư mục đó vậy.

Cách này ổn đối với việc chia sẻ tài liệu trong công ty; tuy nhiên; nếu bạn muốn từng chia sẻ cho từng khách hàng của mình; đây lại là vấn đề lớn.

Điểm tốt của Dropbox Paper

  • Cho phép chia sẻ từng tài liệu
  • Chức năng trò chuyện, bình luận.
  • UI sạch
  • Có ứng dụng di động

Dropbox Paper là một ứng dụng chia sẻ tệp được cung cấp bởi Dropbox. Nếu như Scrapbox thiếu chức năng trò chuyện; Dropbox Paper lại có thể thực hiện chức năng quản lý chia sẻ tập tin và chức năng truyền thông cho mỗi tài liệu.

Điều này rất hữu ích nếu bạn đang làm dự án với một số công ty cùng một lúc như công ty của chúng tôi.
Ví dụ: Bạn có thể chia sẻ cả thư mục dự án cho nhân viên trong công ty; chia sẻ tệp A trong thư mục đó với công ty A và chia sẻ tệp B với công ty B.

Dropbox Paper là ứng dụng duy nhất phát triển hệ thống chia sẻ tập tin như mong đợi. Đặc biệt; Dropbox có thể tạo ra một liên kết chia sẻ cho mỗi tài liệu.

Vì vậy; tài liệu đó có thể dễ dàng được chia sẻ ra bên ngoài công ty mà không ảnh hưởng đến cả thư mục dự án.

Dropbox cũng có thể sử dụng những thẻ giống như Markdown; nhưng giả định là chỉ định bằng UI thay vì nhập thẻ.

Điểm hạn chế của Dropbox Paper

  • Khi đạt đến giới hạn, người dùng phải trả tiền.
  • Sử dụng hình ảnh quá nhiều cùng với tiếng Nhật sẽ làm dung lượng tăng thêm; truy cập cũng chậm hơn.

Dropbox Paper cho người dùng miễn phí 2 GB đầu tiên. Nếu quá giới hạn trên; người dùng sẽ phải thanh toán để tiếp tục sử dụng với mức phí là $ 9,99 / tháng cho một người; khoảng $ 100 cho 10 người và $ 200 cho 20 người mỗi tháng.

Nếu bạn có rất nhiều hình ảnh; bạn nên chia tách các tập tin; hạn chế tập trung trong 1 tài liệu, sẽ làm tài liệu của bạn rất nặng.

Sự lựa chọn khác

Trên thực tế, Google DocsQuip cũng có chức năng tương tự Scrapbox hay Dropbox.

Google Docs

Thực ra; Google Docs là ứng dụng đầu tiên chia sẻ tài liệu; nhưng bằng một cách nào đó; Google Docs không phổ biến. Tôi nghĩ nguyên nhân có thể là do giao diện của Google Docs tương tự như Microsoft Word.

Quip

Quip là một trang ứng dụng do nhóm Salesforce phát triển. Quip có các chức năng gần giống với Dropbox và giá cũng tương đương nhau. Tuy nhiên; về việc tích hợp với chia sẻ tập tin; tôi nghĩ rằng Dropbox có vẻ tốt hơn một chút.

Điều mong muốn ở cả 2 ứng dụng

Scrapbox và Dropbox paper đều hiểu rõ API đang dần phát triển. Đặc biệt là khi bạn liên kết với Zapier để tận dụng mọi tính năng giúp cải thiện quy trình làm việc hơn.

Ví dụ; khi bạn tạo một dự án mới trên Google Sheets; và cần tạo một file có tên tương tự trên Scrapbox / Dropbox, hoặc tự động hoá đăng bài từ bản nháp trên Dropbox/ Scarpbox lên WordPress; tôi nghĩ bạn hoàn toàn có thể kết hợp được.

Tóm tắt

Mặc dù Scrapbox và Dropbox nằm trong một lĩnh vực phổ biến có tên Business Wiki; nhưng khái niệm và hướng phát triển của 2 ứng dụng này khá khác nhau.

Nếu bạn muốn chia sẻ dự án cho toàn bộ công ty; Scrapbox là một sự lựa chọn tốt. Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ lẻ mỗi tệp; bạn nên dùng Dropbox.

Các tài liệu hướng dẫn sử dụng và nội dung đào tạo của công ty chúng tôi được để ở Scrapbox; còn chúng tôi sử dụng Dropbox để quản lý dự án và biên bản.

Scrapbox thích hợp hơn để tạo một cơ sở dữ liệu tri thức đơn lẻ; nhưng nếu bạn muốn giao tiếp một cách an toàn và chia sẻ thông tin, Dropbox sẽ tốt hơn.

Tags:

©2018 Bridge System Co., Ltd.

Bridge System Co., Ltd.

Log in with your credentials

Forgot your details?