業務オートメーション

海外での業務成功の鍵は業務の標準化とオートメーション化にあります。弊社は豊富な導入実績を元に現地法人におけるシステム化を支援します。
汎用アプリケーションを組み合わせることで低い導入コストとランニングコストで専用業務システムに匹敵するシステム化が可能になります。

ベトナムで経営を行なっている皆さま

こういう問題でお困りではありませんか?

通常、ベトナムでのコミュニケーションは

お客様→(日本語)→日本人担当者→(日本語または英語)→ベトナム人担当者→(ベトナム語)→ベトナム人担当者→(日本語または英語)→日本人担当者→(日本語)→お客様

という流れで行われます。たった2段階のコミュニケーションなのに2ヶ国語または3ヶ国語を駆使して情報が伝えられ、まるで伝言ゲームのようです。

特にベトナム人同士のやり取りは多くの日本人からは理解できないため、本当の自分の指示が伝わっているのかどうか不安になります。さらに結果が出てきてはじめて勘違いや理解不足があることが判明する場合もあります。

このような伝言ゲームをやめて全行程をクリアにすることで、情報伝達の精度は大きく向上します。

風通しの良い会社であればスタッフがミスを起こしてもすぐにトラブルが伝わりますが、多くの場合、日本人マネジャーの元にトラブルが伝わるのはしばらく後の事です。最悪なのはお客様の日本人マネジャーからクレームが届いたにも関わらず、日本人担当者がクレームを把握していない場合。悪い情報が伝わるのが取り返しがつかなくなってからでは遅すぎます。

日本人が担当している業務であれば業務完了と同時に請求手続きをスムースに行うことができますが、ベトナム人経理スタッフが業務の進捗を理解していないために、未請求のまま放置されているというケースが少なくありません。特に直接的にプロジェクトに関わっていないスタッフの場合、業務が終わっているのかどうかリアルタイムに把握していないことが多いものです。

日本人マネジャーが最も求めていることはスタッフからの報告なのですが、こちらから確認するまで報告が上がってこないことは頻繁にあります。最悪なのは中間管理のベトナム人マネジャーに報告を求めたところ「部下の◯◯に指示しました」という回答が返ってきた時。「あっそう、じゃ◯◯君に聞くから君は結構だよ」ということにもなりかねません。

例えば「客先に遅刻しそうな時は10分前までにお客様に連絡をして遅延の了解を取ること」という社内ルールを設定したとしても、全員がきちんとルールを守る訳ではありません。多くの場合、スタッフの回答は「忘れていました」のみで謝罪はありません。

業務を成功に導く鍵はワークフロー・オートメーション

ベトナムにおいて業務を成功に導く鍵は業務の標準化とオートメーション化です。弊社は経営者さまとのディスカッションと貴社の業務分析を通じてルーティンワークを明確にし、オートメーション化の方策をご提言いたします。

  • ワークフロー分析
  • WEBアプリケーション導入
  • WEBアプリケーションAPI連携
  • 運用サポート

業務オートメーション事例

WEBサイトから入力された情報を元に顧客リストを自動作成する

オンライン入力フォームサービスTypeformで作成したフォームから会社名、Emailアドレス、氏名を抽出してHubSpotの会社情報と顧客情報に自動登録します。

プロジェクト管理で新規案件を作成し対応するフォルダを自動作成する

プロジェクト管理アプリAsana上で新規プロジェクトを作成した際に、プロジェクト名と同名の新規フォルダをDropbox上に自動作成します。

WEBサイトに新規投稿をした情報をソーシャルネットワークに再配信する

コンテンツマネジメントシステムWordPressに新規投稿をした原稿を、Bufferを経由してFacebook、Twitter、Instagramなどに時間帯を設定して再配信します。

看板型アプリで業務完了にした時にインボイスを自動生成する

看板方式プロジェクト管理アプリTrelloでステータスが業務完了になったと同時に、会計ソフトXero上にインボイスを自動作成します。

今日スタッフが終了した作業一覧をマネジャーにメールで配信

タスク管理ソフトAsanaでスタッフがタスクを完了したら、Google Spreadsheetに完了タスクとして登録し、1日1回マネジャー宛てにメールで報告

新規案件をデータベース上に登録したら関連するタスクを自動生成

オンラインデータベースAirtable上で案件一覧を管理し、新規案件が作成されたら業務カテゴリごとに異なるタスクをAsana上に自動作成します。

オンラインショップからの注文と同時に会計ソフトでインボイスを自動生成する

E-CommerceシステムWooCommercerから新規受注があったら、会計ソフトXero上に新規インボイスを自動生成します。

業務マニュアルに新規の記事が掲載されたら自動的に全社員に連絡をする

コンテンツマネジメントシステムWordPressに新規投稿をした原稿を、Emailerを経由して業務マニュアルサイトに登録された全社員に通知します。

WEBアプリケーション

  • 各種WEBアプリケーションの導入支援を行います。
  • WEBアプリケーションのご契約はお客様と各サービスプロバイダーとの直接契約となります。

費用

WEBアプリ導入支援

$200~1アプリケーションあたり
  • ヒアリング
    業務オートメーションを行いたい業務内容をヒアリングします
  • 調査・環境設定・テスト
    業務オートメーションが実現可能なWEBアプリケーションの導入テスト
  • 導入
    実際に御社のインターネット環境にWEBアプリケーションを導入します
  • テスト期間(2週間)
    2週間の導入テスト期間を設け、不具合が発生する場合は修正・対応をいたします

業務オートメーション

$100~1オートメーションあたり
  • WEBアプリケーション間のAPI接続
    異なるアプリケーション間の情報をAPIで接続します
  • 接続テスト
    実際にテストを行いアプリケーション間で情報共有ができるかどうか検証します
  • 導入
    実際に御社のインターネット環境にWEBアプリケーションを導入します
  • テスト期間(2週間)
    2週間の導入テスト期間を設け、不具合が発生する場合は修正・対応をいたします

導入教育

$100~1時間30分/回あたり
  • 講習マニュアル
    実際に導入される企業向けに講習マニュアルをご用意します
  • 講習会の実施
    実際に業務を行う現場で講習を行います。

運用サポート

初期費用の4%/月
  • オンラインサポート(月3回まで)
    ご質問がある場合はオンラインサポート(月間3回まで)対応します。4回目以降は1サポートチケットあたり500,000VNDが加算されます。
  • メールマガジンの配信
    貴社の業務自動化に役立つ情報を月2回お届けします

お見積例

見積内容数量単価金額
合計$1116
聞き取り調査・分析・設計1$300$300
WEBアプリケーション導入2$200$400
API接続1$100$100
導入教育1$100$100
運用(6ヶ月)6$36$216

求人機能付き採用ページ

採用ページはホームページの中では無くてはならないページです。Bridge Systemの採用ページは単に採用情報を掲載するだけでなく、求人サイトを通じて採用情報を広報したり、ソーシャルネットワークを通じて拡散。またオプションで求職者をに対してオンラインテストを行うなど、貴社独自の求人活動をサポートし、求人コストを大幅に低減します。

  • 自社の求人ページにアップした求人情報は求人サイトにも掲載されます
  • 同様にFacebookやTwitterなど各種SNSを通じて、御社の求人情報を拡散させます。
  • 求職者はオンラインから応募をすることができます。
  • 求職者に対して貴社独自のオンラインテストを行い、フィルタリングを行うことができます(オプション)

初期設定費用:1,200,000 VND

オンラインテスト機能(初回設定費用):5,500,000 VND

月次運用費用:800,000 VND

お気軽にお問い合わせください。

下記のフォームより貴社の実現したいご希望をお聞かせください。追ってご提案とお見積もりを送付させていただきます。

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