XeroのデータをGoogleスプレッドシートにインポートしてくれるアドオンG-Accon for Xero

会社にとって会計情報は経営を行うための地図のようなものです。経営者は売上、収支、経費、外注費など様々な経営数値を読み取って迅速な判断を下すことが求められます。

会社の中には週次、月次に経理の締めを行なって、翌週や翌月に報告をするというケースもあるようですが、日々刻々と変化するビジネスの中では日々の会計情報とレポーティングにタイムラグが生じることは問題です。週末の1本の電話や顧客とのミーティングが会計情報に与える影響は大きいものです。

G-Accon for Xeroとは

G-Accon for Xeroは会計ソフトのXeroとGoogleシートを連結し、Xeroの経理情報や会計レポートをGooglシートに同期してくれるGoogleシートアドオンです。現在のところ無料でアドオンを利用することができます。

驚異的な連動性

Xeroの会計情報はAPIを利用して様々な形で外部から利用することが可能ですが、APIについて知らないと思うようなデータ活用をすることが困難です。最もよく利用するであろう今年度の損益計算書データなども、APIでは3ヶ月ごとの会計情報を収集して再集計する必要があります。しかしGーAcconを使えば一発で今期の損益計算書をGoogleシートにエクスポートすることができます。

一度Googleシートにエクスポートしてしまえば、今年度の予算と実績の対比や、費目ごとの予算消化率など、様々な経営指標を加工して表示することが可能になります。

G-Acconのインストール

https://gsuite.google.com/marketplace/app/gaccon_for_xero/229931235832

にアクセスをしてGーAcconをインストールします。

インストールが完了するとGoogleシートのアドオンにG-Accon for Xeroが表示されているはずです。

Xero Sign Inをクリックして自分のXeroアカウントにサインインをします。このとき、XeroのユーザーIDとパスワードが必要となります。

会計情報の取得

ここでは今年度の貸借対照表(バランスシート)データを月次で取得することを前提に話を進めます。Get Accounting Reportsを選択します。

Xeroから取得する会計レポートをプルダウンメニューから選択します。ここではBalance Sheetを選択します。

今年度の情報をすべて取り込みますので、Balance Dateは2018年12月、前月比、過去11ヶ月分と指定をします。Cash Basisは計上ベースで比較をしたいのでfalesにします。Sales Person Categoryはわが社独自の指標で、会計情報を担当者別に形状比較することができるように設定を行っています。

ExecuteボタンをクリックするとGoogleシート上にBalace Sheetというシートが新規に作成されます。

会計情報の更新

当然ですが会計情報は毎日更新されます。わが社でもビジネスに動きがあるときは、午前と午後では大きく会計数値が変化する場合があります。一度XeroとGoogleシートを連結してしまえば、次からは Refresh Current またはRefresh Allを選ぶだけでGoogleシート上の数値が最新版にアップデートされます。

ボタン一つで最新版にアップデートできることのメリットは大きいものがあります。ほとんどの会社で起こるミステイクは、会計情報を転記または集計する際に担当者がミスをするために起こります。しかしGーAcconで転記・修正を行っていれば集計ミスはゼロですから、もし何か数値におかしいことがあれば、おおもとの会計情報(XERO)にミスがあることになります。原因の特定が簡単なので、常に正確な情報を維持することができます。

さらに最新版のGーAcconではXeroとの同期を自動化することが可能になりました。1時間ごと、1日1回、週1回の頻度で更新を自動化することができます。

KPIで常に最新情報をチェック!

例えば下のグラフはわが社で実際に使っているものですが、月次の売上目標(グレー)とXeroの売上情報(青)を比較したものです。毎月の売り上げが達成したかどうかがすぐにわかります。

線グラフは月次の売り上げを年間で積み上げていったもので、今期の売り上げ目標に対して実績が到達したかどうかを表しています。黄色のラインが点線を上回っていれば達成、下回っていれば未達成ということになります。

このような情報がリアルタイムに取得できるので、今日、いま何をすべきなのかを考える指標となっています。

まとめ

会社の経理システムにXeroを導入しているのであればG-Acconは必須ソフトウェアです。会計情報を迅速な経営判断に結びつけるためにはなくてはならないシステムであると言えるでしょう。

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