So sánh 3 loại business wiki Dropbox Paper, Slite và Notion 2.0

o

Business Wiki là gì?

Business wiki là một ứng dụng WEB; như một bảng trắng dùng để chia sẻ thông tin cho toàn nhóm. Mặc dù Google Docs, Google Sheet, v.v. cũng có thể được sử dụng như một business wiki; nhưng ba loại ứng dụng web được giới thiệu lần này sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin trong nhóm hơn.

Lý do giới thiệu business wiki vào công việc nhóm

Nói về chia sẻ thông tin, bạn sẽ nghĩ ngay đến các ứng dụng trò chuyện như Slack và Google Hangout; nhưng các ứng dụng này phân tán thông tin và các tin quan trọng sẽ bị đẩy theo dòng thời gian nên đôi lúc sẽ bị lạc tin. Ứng dụng trò chuyện rất hữu ích để cập nhật tin tức và thảo luận giữa các thành viên; nhưng business wiki sẽ tốt hơn khi đưa ra quyết định, xem lịch sử công việc, lưu liên kết dữ liệu, v.v.
Khi yêu cầu người phụ trách báo cáo về dự án; tần suất báo cáo và nội dung báo cáo thường khác nhau tùy thuộc vào trình độ của người phụ trách đó. Nhưng nếu dùng business wiki, bạn có thể tóm tắt thông tin và đưa ra hướng dẫn một cách hệ thống và có thể lưu lại thông tin.
Business Wiki rất hiệu quả với các dự án đòi hỏi phải quản lý thông và yêu cầu tốc độ.

Chia sẻ thông tin với khách hàng

Khi báo cáo dự án cho khách hàng, thường được thực hiện hàng tuần qua email; nhưng cách đó không phải là rất hiệu quả. Chia sẻ thông tin tiến độ với khách hàng thông qua một busininess wiki trong thời gian thực có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo các báo cáo vô dụng.
Ngoài ra, nếu bạn chia sẻ thông tin với khách hàng, bạn cũng có thể chia sẻ ý định của mình với nhóm trong thời gian thực tế.
Trưởng nhóm chịu trách nhiệm phản ánh các quyết định trên business wiki trong khi kiểm soát luồng thông điệp.

Điểm giới thiệu

Business Wiki gần giống như bảng trắng và bạn có thể nhập văn bản và hình ảnh một cách tự do. Tuy nhiên, điểm bất lợi là có quá nhiều sự lựa chọn; có những trường hợp bạn không biết viết gì và cách viết tùy thuộc vào các thành viên.
Khi điều hành một business wiki, trưởng nhóm sẽ phải chủ động chỉnh sửa thông tin và khuyến khích các thành viên bình luận và viết thành công.

Tựa đề

Tiêu đề được đưa ra phải dễ hiểu để mọi người có thể tìm kiếm dễ dàng.
Công ty chúng tôi có quy tắc đính kèm số dự án + tên khách hàng + tên dự án vào business wiki như.
P001127 Bridge System Web Renewal

Tiêu đề / Tiêu đề phụ

Viết một câu thật dài khiến bạn khó tìm được thông tin mình muốn. Thường tôi sẽ chuẩn bị tiêu đề chính càng nhiều càng tốt trước tiên và tạo phân nhóm nếu cần.
Trong trường hợp của Dropbox Paper, khi con trỏ được đưa gần phía bên trái của màn hình, danh sách các tiêu đề và tiêu đề phụ được hiển thị, giúp dễ dàng tiếp cận thông tin hơn.
Danh sách tiêu đề / tiêu đề phụ cũng thích hợp khi kiểm tra xem người quản lý dự án có bao gồm đủ thông tin về dự án hay không.

Bố cục và chỉnh sửa

Về cơ bản, nếu đó là thông tin về dự án, sẽ có lợi hơn nếu mọi người có thể viết mà không có bất kỳ hạn chế nào. Trong trường hợp của một cuộc họp, mỗi cá nhân đôi khi có ghi chú riêng trên giấy; nhưng sẽ thuận tiện hơn nếu bạn viết nội dung trực tiếp vào wiki. Nếu bạn đưa thông tin cho mọi người thay vì viết vào một ghi chú mà chỉ có một người nhìn thấy; thì sẽ dễ xác nhận lẫn nhau nhau, ngăn chặn trùng lặp công việc.
Trưởng nhóm giám sát nội dung của wiki và nếu có vấn đề trong việc sao chép thông tin và sắp xếp thông tin, họ có thể chỉnh sửa, tổ chức lại bất cứ khi nào.
Vì business wiki giữ lịch sử chỉnh sửa thông tin, ngay cả khi nó bị xóa, bạn có thể hoàn tác nó sau này.

Dropbox Paper

Dropbox Paper là một dịch vụ business wiki do Dropbox cung cấp.
Khi bạn tạo một trang mới, một trang gần như trống hoàn toàn sẽ hiển thị; nhưng nếu bạn nhập tiêu đề, văn bản đó sẽ có một bố cục đẹp.
Khá đơn giản; nhưng đủ các tính năng như tự động cung cấp một màn hình xem trước khi bạn dán URL của Google Drive hoặc một trang web. Cũng có thể liên kết với Dropbox khi bạn dán liên kết của tệp vào trang; bản xem trước sẽ được hiển thị.
Có một bất lợi là các hoạt động trở khá nhiều khi bạn nhập câu dài; nhưng không có vấn đề nếu bạn dùng để chia sẻ thông tin dự án chung.

Slite

Slite có cấu hình ba cột giống như chương trình soạn thảo văn bản iA Writer hoặc Ulysses, vào ổ đĩa> danh sách ghi chú> ghi chú được liệt kê.
Đây là wiki khá tốt khi bạn có nhiều ghi chú qua lại.
Bạn có thể chọn một phần câu và thêm nhận xét hoặc chèn URL và thêm công việc.
Giao diện của Slite gần như giống với khi sử dụng Dropbox; nhưng Slite sẽ nhanh hơn một chút về tốc độ hoạt động.

Notion

Ngoài chức năng business wiki; Notion là một wiki quản lý dự án được tích hợp thêm các chức năng cơ sở dữ liệu và chức năng lịch. Nó có thể so sánh với các hệ thống quản lý dự án khác; hầu như không thiếu bất kỳ chức năng nào.
Đặc biệt hấp dẫn là Notion có một chức năng cơ sở dữ liệu. Bạn có thể kiểm tra tiến độ của các công việc, lên danh sách, hiển thị thu nhập và chi tiêu cho từng dự án.

Hợp tác API đã trở thành Kanami

Trên thực tế, có một điểm yếu là API kết nối khá yếu với cả Dropbox, Slite, và Notion.
Vì business wiki là một ứng dụng WEB cho phép bạn điền thông tin một cách tự do; có thể sẽ khó tạo kết nối với API. Hiện tại, Slite đang lên kế hoạch hợp tác với Zapier, là một điều đáng để mong đợi.
Ngoài ra, mặc dù Notion có thể nhập dữ liệu từ Asana, Dropbox, v.v., lại không thể đồng bộ hóa.
Trong tương lai, tôi nghĩ rằng business wiki có thể hợp tác với ứng dụng bên ngoài bằng API.

Tóm tắt

Trong công ty của chúng tôi, Business Wiki đã sử dụng là Dropbox; nhưng nó rất hữu ích vì bạn có thể cập nhật thông tin trên Dropbox; mà không cần báo cáo đặc biệt giữa các thành viên trong nhóm của dự án. Chúng tôi chia sẻ thông tin với khách hàng; nhưng khó khăn là phải tùy thuộc vào sự hiểu biết về khả năng công nghệ của khách hàng. Ngoài ra, vì các công ty lớn có thể không cho phép truy cập Dropbox; việc giới thiệu các business wiki như vậy có thể khó khăn.
Tuy nhiên, bằng cách tóm tắt thông tin vô thời hạn, là điểm nhất của business wiki; nhờ đó bạn có thể biết tiến độ dự án và ngăn ngừa sai lầm trước. Có thể nói rằng công dụng của việc sử dụng business wiki trong bất kỳ công ty nào là lớn.

Tags:

©2018 Bridge System Co., Ltd.

Bridge System Co., Ltd.

Log in with your credentials

Forgot your details?